Kassavirtaa on vaikeaa ennakoida. Yllättävä meno voi viedä kassan miinusmerkkiseksi. Yrityksen toiminta voi olla sesonkiluonteista, ja kesäaikana vaikkapa sateinen sää voi tyrehdyttää kassavirran. Kauden ollessa parhaimmillaan rahaa tulee runsaan tasaisesti, mutta kauden lähestyessä loppuaan laskujen maksaminen vaikeutuu. Sesonkia varten täytyy myös valmistautua; varastoja täydennetään ja kiireapua palkataan tarvittaessa. Valmistautuminen vie pääomaa, joten siihen pitää osata valmistautua ajoissa. Miten kassavirran hallinta toteutetaan ja muutoksiin voi varautua parhaalla mahdollisella tavalla?
Kassavirran hallinta aloitetaan suunnittelemalla seuranta ja päättämällä millä tavoilla ja ohjelmilla kassavirtaa hallitaan. Paperilla seuranta on hidasta ja virheitä sattuu helposti, joten kannattaa panostaa sähköiseen ohjelmaan. Ilmaisiakin versioita löytyy, joilla yrityksen kuukausittaiset tulot saadaan seurantaan ja menot hallintaan.
Myös laskutus kannattaa hoitaa sähköisesti. Laskutuksen seuranta nopeutuu merkittävästi. Kassavirtaa kannattaa myös seurata säännöllisesti raporttien avulla. Raportin avulla huomataan, jos kassassa on tapahtunut yllättäviä muutoksia ja ennusteiden laatiminen on vaivatonta. Kun seurannasta tulee osa arkea, ei raporttien läpikäymiseen kulu liikaa aikaa.
Kassavirtaa ennustetaan budjetoinnin avulla. täytyy tiedä mihin rahaa kuluu ja mistä sitä tulee, on myös tulevien menojen ja tulojen ennustaminen helpompaa. Kassavirtaennusteet jaetaan lyhyen ajan kassavirtaan ja pitkän ajan kassavirtaan.
Lyhyen ajan kassavirta kertoo mitä laskuja ja menoja on tulossa lähiviikkoina. Pitkän ajan kassavirta puolestaan kertoo tulevien kuukausien tai vuosien budjetin. Lyhyen ajan kassavirtaennuste on tarkka, kun taas pitkän ajan ennuste on suurpiirteisempi. Pitkän ajan ennusteet voidaan jakaa erilaisiin osioihin. Kokonaisbudjetti voi jakaantua esimerkiksi myynti-, henkilöstö- tai markkinointibudjettiin. Eri budjeteissa voi olla erilaiset joustoennusteet. Mitä paremmin eri osabudjetit tunnetaan, sitä paremmin voidaan tiukassa tilanteessa kohdentaa kassavirtaa uudelleen.
Joskus kassavirtaennuste epäonnistuu eikä budjetistakaan löydy tarvittavaa joustoa. Silloin on hyvä olla selvillä mistä lisärahoitusta voi saada. Yritys voi turvautua yrityslainaan tai laskurahoitukseen. Erilaisiin rahoitusvaihtoehtoihin kannattaa tutustua etukäteen, jolloin yllättävän tilanteen tullessa on myös tarvittava lisärahoitus järjestettävissä. Yritysluotto sopii sellaisille yrityksille, joiden kassavirta ei ole tasaista. Yritysluotolla voi myös kasvattaa ja kehittää liiketoimintaa. Yritysluotossa on usein kiinteä toimituspalkkio, jolloin tiedetään jo lainaa ottaessa siihen liittyvät kulut tarkasti, eikä esimerkiksi koron määrä pääse yllättämään. Laskurahoituksessa yrityksen lähettämät erääntymättömät laskut myydään rahoitusyhtiölle, ja niistä saadaan rahaa heti yrityksen tilille. Laskun ostava rahoitusyritys vähentää oman palkkionsa yritykselle maksettavasta summasta. Rahoitusyrityksen palkkio on yleensä 2-10 prosenttia laskun loppusummasta.
Yrityksen pitää huolehtia siitä, että erääntyvät laskut maksetaan ajoissa. Mikäli asiakkaat tottuvat siihen, ettei yritykseltä tule maksumuistutuksia, laiskistuu laskujen maksaminen entisestään. Perintätoimistojen palveluita kannattaa käyttää aina tarvittaessa. Saatavia ei kannata jättää myöskään roikkumaan vaan laskutus on pidettävä ajantasaisena. Mikäli maksuajat pitenevät ja eräpäivät ohittuvat helposti, voi olla kannattavaa antaa asia ulkoisen laskutuksen hoidettavaksi. Monesti yritykselle on kannattavampaa ulkoistaa rahoitus kuin alkaa käyttämään laskurahoituspalveluita. Myös tavarantoimittajien laskutusta on syytä seurata, jotta mahdolliset virheet laskutuksessa huomataan, jotta ei makseta ylimääräistä. Ostotilaukset ja ostolaskut on syytä täsmäyttää, jolloin selviää, mikäli lasku ei vastaa sovittua tavaraa tai palvelua. Yrityksen kannattaa myös maksaa laskut ajoissa, jotta vältytään viivästyskoroilta ja myöhästymismaksuilta.
Johda yritystä kassavirran kautta. Ole selvillä kassavirrasta ja huomioi kassavirta, kun teet liiketoimintaan liittyviä päätöksiä. Kassavirran kautta tehdään ennuste, onko päätös oikea tai tehdäänkö se oikeaan aikaan. Kassavirran täytyy pysyä positiivisena, jotta yritys selviytyy vaikeimpinakin aikoina. Tulevaisuuden ennakointi perustuu sekä toteutuneisiin että tuleviin tapahtumiin. Visuaalisesta talousraportista näkee hetkessä, mikäli talouden kehityksessä on tapahtunut jotain poikkeavaa. Yrityksellä täytyy olla selkeä suunta, jota kohti mennään.