Koronakriisin jälkeen moni asia on muuttunut ja raha on tänä päivänä entistä tiukemmassa. Myös yrityksen on hyvä tarkastella omaa kulurakennettaan sekä muistutella mieleen, mitä kuluja on mahdollista vähentää yrityksen verotuksessa. Jokainen säästetty euro on tärkeä.
Lyhyesti sanottuna kaikki yrityksen tilikauden aikana syntyneet yrityksen toimintaan liittyvät kulut ovat verotuksessa vähennyskelpoisia. Hyvä esimerkki kuluista on tarvikehankinnat, joita on tehty niiden tuotteiden valmistamiseksi, jotka on myyty tilikauden aikana. Varastossa olevat tuotteet puolestaan lasketaan varastoarvoon. Varastossa olevien tuotteiden verovähennyskelpoisuus syntyy vasta sitten, kun ne myydään. Verovähennyskelpoisuudesta löytyy useita poikkeuksia.
Kirjoituksen on tuottanut muun muassa yrityslainoja kilpailuttava Haenyt.fi ja kirjoituksessa käsitellään tärkeimmät poikkeukset vähennyskelpoisuuden osalta.
Vieraanvaraisuudesta ja muusta huomaivaisuudesta ulkopuolisiin tahoihin kohdistettuna aiheutuu menoja, joista verovähennyskelpoisia ovat puolet menoista. Palavereja voidaan pitää vaikkapa potentiaalisten asiakkaiden kanssa tai hankkia yhteistyökumppaneille lahjoja. Lahjoituksia saa vähentää siltä osalta, kun lahjoituksen määrä ei ylitä 850 euroa per lahjoituksen saaja. Lahjoituksen pitää myös olla annettu yleishyödyllistä tarkoitusta varten joko paikalliseen toimintaan tai lähellä yrityksen toimialaa olevaan tarkoitukseen. Huomaathan, että edustuskuluista ei vähennetä arvonlisäveroa. Edustuskulut ovat sellaisia kuluja, joissa pyritään hankkimaan uusia liikesuhteita tai parantamaan jo olemassa olevia suhteita.
Kaikkea edustustoimintaan liittyvää ei voi kuitenkaan vähentää. Esimerkiksi sakot ja muut virhemaksut eivät ole verovähennyskelpoisia missään määrin, vaikka nämä edustustoiminnan yhteydessä tulisivatkin.
Markkinointikulut kohdistuvat edustuskulujen tapaan muuhun kuin yrityksen omaan henkilökuntaan. Markkinointikulut poikkeavat edustuskuluista siinä, että ne kohdistuvat aina useampaan henkilöön samaan aikaan. Markkinointikuluja voi muodostua esimerkiksi silloin, kun järjestetään asiakastilaisuus, jonne kuka tahansa voi tulla.
Jos kaikille yrityksen asiakkaille lähetetään jokin lahja, kuuluu sen kulut markkinointikuluihin. Jos lahja puolestaan lähetettäisiin yhdelle tai muutamalle yrityksen asiakkaista, olisi lahjan kulu edustuskulua.
Huomioitavaa on, että ravintolan avoin tarjoilu kuuluu edustuskuluksi. Messutarjoilut puolestaan luetaan markkinointikuluiksi.
Virkistyskulut ovat kuluja, jotka on panostettu työntekijöiden hyvinvointiin. Kuluilla on voitu järjestää virkistyspäivä tai vaikkapa pikkujoulut. Yksinyrittäjälle ei voi muodostua virkistyskuluja, koska ne kohdistuvat vain työntekijöihin. Yrittäjä voi kohdistaa yhdistyksen kuluja itseensä samassa suhteessa kuin työntekijöihinsä. Virkistyskuluihin kuuluu myös se, että tapahtuman on oltava avoin jokaiselle työntekijälle. Osasto- tai toimipistekohtainen rajaus on kuitenkin sallittua.
Virkistyskulut saa vähentää verotuksessa kokonaisuudessaan. Osallistujat kannattaa luetteloida siltä varalta, jos osallistujia kysytään verotarkastuksessa. Mikäli virkistyspäivään tai juhlaan osallistuu yrityksen ulkopuolisia henkilöitä, ei heidän osuutensa kuluista ole vähennyskelpoista. Neuvottelukuluja puolestaan syntyy silloin, kun yrityksessä pidetään sisäisiä kokouksia ja palavereja. Tarjoilukulut ovat tavanomaisten tarjoilujen kuluja, erityisen suuria juhlia ei voi laittaa neuvottelukuluiksi.
Alkoholia voi sisältyä neuvottelukuluihin, mutta maltillisia määriä. Neuvottelukuluja voi syntyä myös yrityksen ulkopuolisten henkilöiden kanssa silloin, kun kyseessä on pitkäaikainen yhteistyösuhde, esimerkiksi alihankkija tai kirjanpitäjä.
Silloin, kun yritys tarjoaa henkilöstölleen työterveyshuollon palveluja, täytyy työterveyshuollosta olla toimintasuunnitelma ja sopimus palveluntarjoajan kanssa. KELA korvaa osan sopimuksen mukaisista kuluista takautuvasti ja loput kuluista ovat vähennyskelpoisia verotuksessa.
Työntekijöitä voidaan myös kannustaa huolehtimaan itsestään tarjoamalla Smartumin, E-passin tai muun vastaavan palvelun kautta liikuntaan kohdistettavaa rahaa. Työntekijää kohti voi tarjota liikuntaan kohdistuvia tukia korkeintaan 400 euroa vuodessa. Meno on kokonaan vähennyskelpoista.
Rahaa ei kuitenkaan voi maksaa suoraan työntekijälle, vaan rajattujen palveluiden kautta varmistetaan, että rahalla maksetaan liikuntapalveluja.
Työmatkakulut ruokailuineen, majoituksineen ja päivärahoineen ovat vähennyskelpoisia verotuksessa. Kodista työpaikalle matkustettaessa syntyviä kuluja ei voi vähentää työmatkakuluina yrityksen verotuksessa. Työntekijä voi vähentää kodin ja työpaikan väliset matkakulut omassa verotuksessaan.
Yritykseen voidaan hankkia auto joko yrityksen varsinaista toimintaa varten, kuten esimerkiksi kuljetusliike, tai omistajan tai työntekijän palkitsemista varten autoedun muodossa. Autosta aiheutuneet kustannukset vähennetään kuluina kirjanpidossa ja niistä voidaan tehdä vähennyksiä tuloverotuksessa.
Auton osalta verotuksessa huomioidaan yksityiskäytön osuus poistamalla se verotuksesta. Jälkikäteen voi olla vaikeaa arvioida mikä osuus ajoista on ollut työhön liittyvää ja mikä yksityisiä matkoja, joten ajopäiväkirjan pitäminen on erittäin tärkeää. Ajopäiväkirjalla on helppo todistaa, mitkä ajot ovat olleet töihin liittyviä.